初めてZoomを使ってオンラインミーティング開催

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招待状を受け取るだけで気軽に参加

対面での接触を避けるオンラインセミナーや読書会に積極的に参加しています。
招待状メールを受け取り、指定されたアドレスをクリックするだけで特に準備は必要ありません。

気軽に参加できるのはZoomというアプリの特徴で、招待者側は事前に設定なくとも利用できます。
ただし、接続できる機器(カメラ付きPC、タブレット、スマートフォンなど)とネット接続環境は必要です。

スケジューリング項目の設定

先日、今度はステップアップしホストの立場でオンラインミーティングを開きました。
開催したのは、勤務する産業支援センターのインキュベーション入居者の皆さんとのミーティングで、目的は共通ルール周知と最新助成金情報の提供でした。

事前に準備することは、Zoomアプリのインストールとミーティングスケジュールの設定です。
スケジューリング項目
■イベント名 ■開始日時 ■経過時間(開催時間)
■ミーティングID ■パスワード など

セキュリティ対策に留意

スケジューリング項目の設定で留意したのは次のようなことでした。
【ミーティングID】
 自動的に生成 □個人ミーティングID
 ■都度生成することで、部外者の参加を防ぐ

【パスワード】
 ☑ミーティングパスワード必須
 ■設定により部外者の参加を防ぐ(参加時入力の手間はかかる)
 ■特定参加者だけの場合はなくてもOK

【ビデオ】
 ホスト:☑オン 参加者:☑オフ
 ■ホストは最初から顔出し、参加者は選択制

セキュリティ上対策の観点からミーティングIDは自動生成、ミーティングパスワードは必須にしました。

webカメラを購入

スケジュールボタンを押すとスケジュールとして登録され、参加者を登録アドレスから指定できるようになります。
すると作成された招待状は参加者に送付されるという仕組みです。

実際、予定開始時間に遅れないで全員が参加してくれた訳ではありません。
電話で連絡をとりました。
全員揃ったところで開催趣旨を説明し、周知事項と情報提供はうまく伝えることはできました。

話し言葉を聞くだけでは頭に入りにくいので、資料の準備をお勧めします。
わたしはワードで資料作成しZoomの画面共有機能で提示しました。

参加者の中でひと際わたしの画像はよかったという声をもらい嬉しかったです。
なるべく良い画像を提供するために、webカメラを購入し準備した甲斐がありました(logicool C920s)。

現在、オンラインツールはwebカメラを含め品薄状態のようです。
わたしはlogicoolのオンラインストアで購入できました(税込価格7,480円)。

編集後記

オンラインミーティングはあらかじめ開催を計画しました。
実施のための作業事項を立てないと、具体的な作業イメージを描けなかったからです。
一応予定通り開催できほっとしています。

エムサポーティングオフィス
代表 島浦 誠

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