静かなるままに会議は終了しがちである

業界団体など外部組織のみなさんの参加する会議に時どき参加します。
各参加者の事業規模や組織形態も様々なので、運営する事務局は大変神経を使います。

団体自体は共通の目的によって設立されているので、議事テーマは歩み寄りを図れる範囲で設定されます。
事業会社の会議と違い自社に直接の不利益の生じない限りガチンコの議論になるようなことはありません。

メンバーは会議のために特段の準備をして臨むわけではないので、静かなるままに会議は終了しがちです。
いかに意見を出してもらうかは事務局の手腕にかかっていると言えます。

議論を活発にするポイントは共通の利益という認識

議論のテーマはメンバー共通の目的に即しているということを事務局は伝えきれなければなりません。
同業である参加者はライバルでもあり、お互いに手の内を見せたくはないのです。

自社の利益にも繋がると認識できていないとなかなか自ら意見は表明したがりません。
参加者の様子を伺いつつ事務局は認識の度合いを測る気配りを求められます。

議論の停滞している場合、言い方を変えメンバー共通の利益に繋がることを再度説明するとよいでしょう。
このことに気づいてアクションを取れるかどうかによって、会議の流れは大きく変わってきます。

外部会議の事務局のスタンスに参加者は敏感

単一の業界団体のほかには、産学官などさらに横断的な会議もあります。
活発な議論を引き出せるかどうかのポイントは業界団体の会議の運営と同様です。

前提となっている｢共通の利益｣というキーワードを忘れたかのような進行だとやはり活発化しません。
鳴り物入りで招集され時間とコストをかけて参加したら、目的は実施することかという会議もあります。

外部会議の参加者は事務局のスタンスに対して想像以上に敏感に反応しています。

編集後記

参加した外部会議で以前勤めていた会社の後輩と一緒になりました。

一緒に働いたことはなかったものの、会議後は共通の話題も多く話をしました。

昔の自分を思い出し、今の自分との大きな違いを再認識しています。